De vijf voordelen van één digitale omgeving bij het maken van RES’en

door Antoinette Wieman

Founding Partner

antoinette@bizaline.com

Deze week werden we benaderd door een gemeente die betrokken is bij de oplevering van een Regionale Energiestrategie (RES). Gelukkig hadden wij al vaker met dit bijltje gehakt – we begeleidden eerder de gemeenten Altena, Veenendaal en Soest bij een RES-traject. Van deze opdrachten hebben we geleerd dat (1) het een uitdaging is om met meerdere partijen samen te werken aan een set van doelen; (2) een gemeenschappelijke digitale omgeving dat vergemakkelijkt; en (3) goede communicatie over de realisatie van die doelen het draagvlak ervoor verhoogt.

De energietransitie houdt niet op bij de gemeentegrens. Daarom werken overheden, inwoners, bedrijfsleven, netbeheerders en maatschappelijke organisaties in 30 regio’s samen aan een Regionale Energiestrategie. Het Nationaal Programma RES ondersteunt de regio’s bij het maken van de RES’en door kennis te ontwikkelen en delen, procesondersteuning te bieden en een lerende community te faciliteren. Daarnaast verbindt het programma partijen, agendeert knelpunten en signaleert koppelkansen om de ambities te kunnen verwezenlijken.

Kenmerkend dus voor een RES-traject is dat er meerdere partijen werken aan hetzelfde doel: de ontwikkeling van ‘eigen’ regionale strategie. Dat brengt het levensgrote risico mee dat de diverse (gedelegeerde) projectleiders allemaal bezig zijn met hun individuele bijdrage, maar niemand zicht heeft op het geheel. En dat is jammer, want juist bij het realiseren van dit soort grote opgaven in het duurzaamheidsdomein geeft actueel zicht op de totale voortgang alle betrokken een enorme positieve ‘vibe’. En die is vaak ook echt nodig om het eindresultaat te realiseren.

Steeds meer programmamanagers merken dat ze effectiever zijn door gebruik te maken van één digitale omgeving, waarin het gehele programma wordt gepresenteerd als ‘doelenboom’. Zo’n digitale omgeving maakt zichtbaar wat ieders bijdrage is aan de doelen en wat de actuele status quo is, zodat de ‘boom’ steeds groener wordt naarmate projecten opgeleverd worden en doelen gerealiseerd.

Juist bij het realiseren van dit soort grote opgaven in het duurzaamheidsdomein geeft actueel zicht op de totale voortgang alle betrokken een enorme positieve ‘vibe’. En die is vaak ook echt nodig.

De vijf voordelen van één digitale omgeving bij het maken van een RES

 

1. Efficiënter werken

Eén digitale omgeving werkt veel efficiënter. Deels omdat het voor de betrokken projectleiders een fluitje van een cent is om hun voortgang door te geven. Sterker nog: we merken in praktijk dat ze het gewoon leuk vinden om hun voortgang te melden – want mensen zijn nu eenmaal graag ‘in control’ en vaak dol op dashboards, onder het motto: progress is happiness. Deels ook omdat in een digitale omgeving zaken heel eenvoudig aan te passen zijn, waardoor het hele proces maximaal flexibel blijft. De essentie van een programma is immers dat je aan het leren bent en dat je je KPI’s, doelen en inspanningen steeds wil kunnen aanpassen.

 

2. Professioneler projectmanagement

Een gedeelde digitale omgeving fungeert ook als ‘gelijkrichter’ in termen van projectmanagement (dat bij dit soort eenmalige en complexe opdrachten maar zelden vanaf dag 1 optimaal is opgelijnd). Het helpt om digitale formats beschikbaar te stellen aan de betrokkenen, om ze zo bij de hand te nemen. Met deze digitale formats kun je bij iedereen snel boven water krijgen wat het doel is, wat het resultaat, de RASCI, de planning en het budget. Om zo, gaandeweg, de projectmanagement-competenties van de betrokkenen te versterken en uit te bouwen.

 

3. Meer draagvlak

Het is haast ondoenlijk om succesvol een RES op te leveren zonder draagvlak bij de burgers, maar ook bij de Raad en andere partijen die een financiële bijdrage leveren. Ook dan is één digitale omgeving van grote waarde, want daardoor wordt het mogelijk de voortgang van het programma in één oogopslag te volgen en te presenteren. Of zoals Anne Westhof, Programmamanager bij de Gemeente Veenendaal het verwoordt: “De belangrijke waarde die de monitoring voor ons heeft is heldere verantwoording naar het bestuur en de raad. Aan de hand van de doelenboom is die makkelijk te volgen. Je ziet wanneer er onvoldoende effecten zijn waar nog extra dingen moeten gebeuren. En je kunt inzichtelijk maken of de effecten en de bestede bedragen wel in balans zijn.”

 

4. Beter inzicht in de haalbaarheid

Een gezamenlijke digitale omgeving draagt bij aan de haalbaarheid en juiste inzet van middelen. Immers, als je in één oogopslag ziet hoe de planning eruitziet in verhouding tot het opgestelde team, dan wordt meteen duidelijk of de projecten haalbaar zijn in relatie met de aanwezige capaciteit. En ook beter worden bepaald welke projecten prioriteit hebben, en welke beter tijdelijk geparkeerd kunnen worden (want laten we eerlijk zijn: papier is geduldig, maar een gemeente heeft meestal nog wel wat andere taken dan het opleveren van een RES).

 

5. Sturing op de voorspelde output

Een gezamenlijke digitale omgeving biedt een beter inzicht op in de effectiviteit van je programma, door te sturen op voorspelde output. Toegegeven: dat is bij een RES niet altijd even gemakkelijk, omdat bepaalde data (bijvoorbeeld de hoeveelheid opgewekte duurzame energie) pas twee tot drie jaar later beschikbaar zijn. Maar met wat creativiteit zijn er voldoende ‘leidende’ indicatoren te vinden uit bronnen die wel beschikbaar zijn (bijvoorbeeld het aantal geplaatste zonnepanelen op basis van luchtfoto’s). Zo kunnen resultaten toch worden afgeleid en gebruikt worden voor sturing.

 

Kortom: gemeenten/programmamanagers die worstelen met de oplevering van hun RES, of met hun specifieke bijdrage daaraan, zijn bij ons van harte welkom om daarover van gedachten te wisselen. Wil je meer weten, of leren wat we voor andere gemeenten hebben gedaan, mail ons dan (info@bizaline.com) of meld je aan voor onze Programmamanagement Updates!

 

 

Ben je nieuwsgierig geworden naar hoe andere gemeenten naar onze werkwijze kijken? Hier kun je ons interview vinden met wethouder Marco Verloop van de gemeente Veenendaal. Meer over de implementatie en de effecten van de digitalisering van het programmamanagement kun je vinden in een uitgebreide casestudy van ons werk in Veenendaal. Benieuwd? Als je nog even verder scrollt naar het aanvraagformulier hieronder, dan sturen we je zo snel mogelijk een presentatie.

Deel dit artikel

Geef mij toegang tot een presentatie

We geven je graag een vrijblijvende demonstratie van onze werkwijze. Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug

Heb je een vraag of suggestie en wil je daarover iemand spreken? Vul dan je gegevens in en wij bellen je zo snel mogelijk terug.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Training Doelenboom & OGSM

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Pilot Programmamonitoring en training

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.