Programmamonitoring: vijf wensen van de wethouder

door Antoinette Wieman

Founding Partner

antoinette@bizaline.com

Programmamonitoring lijkt soms een technisch verhaal, maar kan ook bijdragen aan draagvlak en motivatie. Marco Verloop, wethouder bij de gemeente Veenendaal, vertelt over zijn uitdagingen en oplossingen om controle te houden over de uitvoering en stakeholders enthousiast te maken.

 

“Houd het hogere doel in zicht.”
“Met een programma willen we natuurlijk een maatschappelijk effect bereiken: een duurzamere en digitalere stad, in mijn geval. Voor mij is het heel belangrijk om helder inzichtelijk te maken hoe we de gewenste resultaten formuleren, en wat we gaan doen om ze te bereiken. De monitoringssoftware geeft ons het overzicht of we de juiste dingen doen en of we goede resultaten bereiken. Op het moment dat er goede ontwikkelingen zijn moeten we kunnen laten zien: daar hoeft niet zo veel aandacht naartoe. Als er ontwikkelingen zijn die uit de pas lopen, dan moet dat ook goed zichtbaar zijn. Daar moet dan de focus op: hoe krijgen we dat weer goed? Door op die manier te sturen blijft het hogere doel in zicht en worden inspanningen geen doelen op zich.”

“Gebruik monitoring om met je opdrachtgever en financiers te communiceren.”
“Mijn opdrachtgever is allereerst de gemeenteraad. Die moet zich verantwoorden naar burgers: we moeten duidelijk kunnen maken hoe we de middelen inzetten die we beschikbaar hebben, dat ze daarmee doen wat ze beloofd hebben. Met een goed monitoringssysteem kun je laten zien dat het schip op koers ligt. Dingen die ingewikkeld zijn om te monitoren, zoals projecten met budget uit meerdere portjes, zijn voor opdrachtgevers vaak interessant. Bij andere financiers geldt hetzelfde. Als je inzichtelijk maakt dat ook ondernemers en onderwijsinstellingen een budget beschikbaar stellen, dat er een breed draagvlak ligt, geeft dat veel vertrouwen in het programma.”

“Monitoring lijkt soms een heel technisch verhaal, maar het is ook een manier om jouw verhaal te vertellen. Met enthousiasme. Zo moet je het zien.”

— Dhr. Verloop
wethouder gemeente Veenendaal

“Verhoog het lerend vermogen in je organisatie.”
“Niet alleen het eindresultaat telt, maar ook de weg ernaartoe. Een programma betekent dat je met iets nieuws begint. Dan kom je onderweg dingen tegen, en misschien ontplooi je activiteiten die bij nader inzien niet tot het gewenste doel leiden. Dat willen we dan achteraf ook kunnen zien en terugvinden. Dat inzicht vind ik heel belangrijk: hoe zijn we eraan begonnen? Hoe zijn we eruit gekomen? Dat je zo’n traceerbaar pad naar het eindpunt hebt, daar kun je achteraf veel van leren. Daarmee word je als organisatie effectiever.”

“Draai aan de juiste knoppen.”
“Belangrijk aan monitoringssoftware is dat je KPI’s volgt op een niveau dat voor jou van belang is. Voor iemand op het bestuurlijk niveau is de relevante informatie anders dan voor een programmamanager, en hetzelfde geldt voor projectleiders. Iedere rol vraagt daarmee om zijn eigen informatie. Goede monitoringssoftware geeft mij zicht op de knoppen waar ik vanuit mijn rol bij de gemeente verantwoordelijk voor ben, knoppen waar ik aan kan draaien. Als je dat aan andere medewerkers op hun eigen niveau kunt bieden, kun je op alle niveaus sturen op basis van actuele informatie.”

“Monitoring kan motiveren.”
Dat klinkt op het eerste gezicht misschien onlogisch, maar enthousiasme voor je programma is enorm belangrijk om mensen mee te krijgen. Dat moet je kunnen terugzien in de monitoring. Als je kunt aantonen dat alles bijgehouden wordt en je resultaten zichtbaar maakt, helpt dat opdrachtgevers en financiers om het vertrouwen in je programma te houden. En het maakt het werk voor projectleiders ook vele malen leuker en motiverender: zij kunnen zichtbaar maken wat hun project bijdraagt, en meedenken over hoe het nog beter kan. Het lijkt soms een heel technisch verhaal, zo’n monitoringtool, maar het is ook jouw manier om een verhaal te vertellen. Met enthousiasme. Zo moet je het ook zien.”

Deel dit artikel

Stel mij in contact met een referentieklant

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug

Heb je een vraag of suggestie en wil je daarover iemand spreken? Vul dan je gegevens in en wij bellen je zo snel mogelijk terug.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Training Doelenboom & OGSM

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Pilot Programmamonitoring en training

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.