Case Study: Hoe houd je als projectportfolio-manager grip op de kosten?

door Antoinette Wieman

Founding Partner

antoinette@bizaline.com

Een project binnen de planning, het budget en tegen de afgesproken kwaliteitsnormen opleveren: dat is kort samengevat de taak van projectmanagers. Maar deze projectmatige sturing verhoudt zich niet altijd goed tot de gemeentelijke budgetten die per kalenderjaar sluitend moeten zijn. We vroegen Maarten Wilschut, afdelingshoofd infrastructuurprojecten bij de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, wat in dit verband zijn belangrijkste uitdagingen zijn – en welke aanpak hij heeft gekozen om ze het hoofd te bieden.

Om maar met de deur in huis te vallen: heb jij op ieder moment de te verwachten kosten volledig in beeld?

“Nee. Onze financiële administratie is goed op orde, maar is vooral geschikt om terug te kijken: hoeveel hebben we al uitgegeven? Het is heel lastig om op basis van deze informatie het jaarlijkse budget voor het volgende jaar rond te krijgen. Op dit moment houden we een buffer aan in het budget om deze onzekerheden te kunnen opvangen. Er gaan namelijk soms wel zes weken overheen voordat alles verwerkt is. Ik wil vooral vooruitkijken: hoeveel staat er al uit aan verplichtingen? Die bedragen moet ik namelijk meenemen om een realistisch beeld te hebben van de kosten. Zonder die informatie heb ik niet het gevoel volledig in control te zijn. Maar het kost me heel veel tijd om die cijfers te achterhalen: veel bellen en mailen om alle puzzelstukjes boven tafel te krijgen. Wat heel lastig is, is dat projectleiders soms op eigen houtje besluiten nemen die vanuit hun perspectief logisch zijn, maar niet altijd het beste uitpakken voor ons hele portfolio van infrastructuurprojecten. Om een voorbeeld te noemen: omdat vorst uitblijft, besluit een projectleider een project te versnellen. Of hij denkt: ik ben hier nu toch bezig, dan neem ik dat andere project ook meteen alvast mee. Maar dat kan tot gevolg hebben dat de kosten in dit jaar veel hoger uitvallen dan begroot, en dan kom ik in de problemen.”

Hoe houd je overzicht over de actuele planning en eventuele wijzigingen?

“Voor de planning geldt eigenlijk hetzelfde als voor budgetten. Ik wil niet alleen maar weten in welke mate een projectfase volgens de planning gerealiseerd is – terugkijkend dus – maar ben vooral geïnteresseerd in de informatie die nu vaak in de hoofden van de projectmanagers blijft zitten: wanneer denken ze bepaalde fases te starten en op te leveren? Wat zijn de laatste inzichten? Als we al deze informatie bij elkaar hebben kunnen we betere beslissingen nemen en bepaalde projecten bijvoorbeeld combineren.”

Is er in jouw ogen een effectieve manier om projecten bij te sturen op basis van actuele informatie over de verwachte kosten en planning?

“Het algemene antwoord is: goed blijven communiceren en permanent informatie blijven delen. Immers: hoe nauwkeuriger en actueler de informatie waarover ik kan beschikken, hoe beter de beslissingen zijn die ik als afdelingshoofd kan nemen. Als een projectleider nu al vermoedt dat zijn project de planning of budgettaire kaders gaat overschrijden, dan wil ik dat graag zo snel mogelijk weten. Dan kunnen we bijvoorbeeld een ander project nog even uitstellen. Ook komt het voor dat we wat moeten jongleren met budgetten, en dat we bij het ene project wat moeten weghalen om het bij een ander project te kunnen bijplussen. Daarom is het zo belangrijk dat een projectmanager altijd precies weet hoeveel budget hij heeft.”

Tot slot: hoe bewaak je zowel een jaarbudget als een projectbudget? En hoe krijg je actueel inzicht in de geplande start- en einddata van de projectfases?

“Met hulp van de software van Bizaline. We bewaken al onze kosten met ons financiële systeem Cognos en onze planning met MSP. Bizaline’s software voor programmamanagement haalt de actuele plannings- en budgetdata maandelijks uit deze systemen. Al onze projectmanagers krijgen via Bizaline maandelijks per e-mail een helder overzicht van de actuele budgetten, realisatie en planning. Zo weten ze altijd waar ze aan toe zijn, zonder informatie te hoeven zoeken. De praktijk leert namelijk dat de meeste projectleiders namelijk geen zin hebben om de informatie te raadplegen in grote systemen als MSP en Cognos. Een tweede voordeel van deze software is dat projectmanagers in een reply op deze maandelijkse e-mail direct kunnen doorgeven of er nog (mogelijke) nieuwe verplichtingen zijn en/of verwachte aanpassingen in de planning of het budget. Deze informatie maakt Bizaline als service vervolgens op een toegankelijke manier beschikbaar voor mij als portfoliomanager, zodat ik op basis hiervan op wijzigingen kan anticiperen en deze kan doorvoeren in Cognos en MSP. En last but not least: als er tussentijds – dus buiten de maandelijkse cyclus – actuele wijzigingen optreden, kunnen onze projectmanagers die heel laagdrempelig doorgeven via het online portaal van Bizaline. Ik krijg dan meteen een melding en ben direct op de hoogte.”

Deel dit artikel

Stel mij in contact met een referentieklant

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug

Heb je een vraag of suggestie en wil je daarover iemand spreken? Vul dan je gegevens in en wij bellen je zo snel mogelijk terug.

Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Training Doelenboom & OGSM

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.

Bel me terug over de Pilot Programmamonitoring en training

Vul je gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Velden met een (°) zijn verplicht.